Selalunya kalau kita ke pasaraya, ke farmasi dan sebagainya kita akan menerima resit sebagai bukti yang kita membeli dan sudah membayar barangan tersebut. Resit tersebut biasanya kita akan simpan jika terselit baucar atau pun menjadi sebagai warranty card sekiranya kita menerima barangan yang telah rosak dan ingin ditukar ganti.
Tetapi, pernah tak anda dengar tentang invois?
Apa Itu Invois?
Ha, kalau anda nak tahu, invois merupakan sejenis dokumen yang biasanya diberi oleh penjual kepada pelanggan sebelum pembayaran dibuat. Ini bermaksud, invois adalah dokumen rasmi untuk meminta pembayaran dilakukan.
Kebiasaannya, invois akan diterima oleh pelanggan selepas barangan atau perkhidmatan sudah disediakan atau diterima tetapi belum selesai pembayarannya.
Jika anda mempunyai perniagaan atau bekerja dengan syarikat yang terlibat dengan kredit dan debit, anda mesti pernah mendengar tentang dokumen pembelian seperti invois, purchase order, sebut harga, resit dan sebagainya.
Apa Maklumat Yang Perlu Ada Dalam Sebuah Invois?
Invois merupakan dokumen rasmi sebuah perniagaan dan sebab itu, terdapat beberapa maklumat penting yang perlu dan wajib disertakan dalam sebuah invois. Antaranya adalah:
- Nama perniagaan;
- alamat perniagaan;
- alamat pelanggan anda;
- nombor invois;
- tarikh invois dikeluarkan;
- tarikh akhir pembayaran;
- maklumat barangan atau perkhidmatan; dan
- jumlah amaun yang perlu dibayar
Tak lengkap sebuah invois tanpa semua maklumat ini, tahu! Maklumat yang paling penting dan wajib disertakan untuk sesetengah syarikat adalah nombor invois serta tarikh pengeluarannya kerana biasanya syarikat era moden ini menggunakan sistem automatik untuk mengesan jumlah amaun dan senarai pesanan yang telah dibuat.
Jika nombor invois dan tarikh invois dikeluarkan tidak tepat, maka, urusan jual beli tersebut akan mengalami masalah dan tergendala. Alamatnya, kedua-dua pihak akan pening kepala! Alahai.
Perbezaan Invois dan Resit
Nama pun dah berbeza, apatah lagi tujuannya. Invois dan resit mempunyai dua tujuan berbeza dikeluarkan oleh penjual kepada pelanggan pada peringkat yang berbeza juga.
Kalau invois tadi dikeluarkan oleh penjual sebelum pembayaran dibuat oleh pelanggan, resit pula dikeluarkan oleh penjual selepas pembayaran telah dilakukan.
Selain itu, invois berfungsi sebagai permintaan pembayaran oleh penjual setelah barangan atau perkhidmatan telah disediakan, manakala resit pula adalah bukti pembayaran pelanggan setelah barangan telah diterima pada masa yang sama resit dikeluarkan.
Setakat ini pun dah banyak perbezaannya, jadi, mestilah maklumat yang disertakannnya pun akan mempunyai perbezaan. Invois memerlukan perincian produk dan perkhidmatan serta nombor invois manakala resit pula hanya perlu memaparkan jumlah amaun, senarai barangan serta baki barangan yang telah selamat dibeli oleh pelanggan.
Penting Sangat Ke Invois dan Resit Dalam Perniagaan?
Berbincang soal penting, invois dan resit bergantung kepada perniagaan dan industri yang dilakukan. Mungkin terdapat beberapa perniagaan yang tidak memerlukan invois, resit mahu pun kedua-duanya sekali.
Tetapi, pada zaman serba canggih ini, adalah lebih baik jika anda mempunyai kedua-duanya sekali sebagai rujukan pada waktu kecemasan. Malang tidak berbau, dan langit tidak selalu cerah, pelbagai insiden boleh terjadi sekiranya terdapat kecuaian oleh pihak syarikat mahu pun pelanggan sendiri. Jadi, lebih baik untuk anda mempunyai resit dan invois!
Kalau anda boleh imbas kembali kejadian pada bulan Oktober tahun ini melibatkan seorang influencer yang dikenali sebagai Puteri Kasim yang jatuh miskin akibat terlalu mempercayai pembantu peribadinya yang telah berjoli sakan wang syarikat sebanyak RM400,00.00 sejak dari tahun 2021. Ini merupakan sebab mengapa invois dan resit yang berkait rapat antara satu sama lain sangat penting dalam sebuah syarikat dan hanya orang yang amanah sahaja yang boleh menguruskan dokumen penting ini.
Jika invois syarikat beliau diteliti secara terperinci oleh beliau sendiri sebagai penyemak kedua, peratus untuk kebocoran wang syarikat adalah tipis kerana pembayaran tidak akan dilakukan sekiranya barang tidak lagi diterima atau resit tidak akan dikeluarkan sekiranya tiada berlaku kredit dan debit.
Ini kerana invois adalah dokumen penting untuk tujuan pelaporan kewangan dan cukai manakala resit pula penting untuk pembeli sebagai bukti pembayaran telah dilakukan dan untuk pihak penjual sebagai rekod pembayaran dan jualan yang telah berjaya.
Resit dan Invois Penting Dalam Perniagaan
Jadi, kita dapat simpulkan invois dan resit ini walaupun berbeza pada asasnya tetap mempunyai fungsi tersendiri dalam sebuah perniagaan bagi memastikan transaksi berjalan secara adil dan teratur. Bila invois dan resit dah mantap, mudahlah urusan laporan kewangan dan pengauditan kewangan dilakukan! Sekarang mesti anda dah nampak betapa pentingnya kedua-dua dokumen ini.
E-Invois Lebih Mudah!
Memandangkan teknologi sekarang bergerak secara sangat pantas, pemilik-pemilik syarikat dan perniagaan juga perlulah bergerak seiring dengan kemajuan teknologi ini. Banyak tahu kelebihannya jika anda menggunakan teknologi dengan bijak.
Contohnya, anda tidak perlu lagi invois secara manual dengan adanya e-invois yang akan mudahkan transaksi perniagaan anda. Jangan tak tahu, Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) juga bakal menggunakan sistem e-invois pada tahun hadapan untuk memudahkan sistem urusan pembayaran cukai dan sebagainya.
Ambil Peluang dengan Starz Excellence!
Takkan anda lihat sahaja? Peluang dah ada di depan mata. Starz Excellence, pakar kewangan syarikat anda boleh mengendali apa sahaja urusan berkaitan kewangan dan hasilnya biar anda sendiri yang nilai.
Kepuasan anda adalah matlamat utama kami.
Jom lakukan perubahan sekarang dengan Starz Excellence!