Apakah Itu Sistem Pengiraan Gaji Automatik?
Sistem pengiraan gaji automatik adalah dengan menggunakan perisian untuk mengurangkan bebanan kerja secara manual yang dilakukan oleh jabatan yang menguruskan perihal gaji pekerja.
Oleh kerana perisian boleh memproses sejumlah besar data dengan cepat dan konsisten, proses automatik cenderung lebih dipercayai daripada melakukan kerja secara manual.
Selain itu, pengiraan gaji automatik juga memudahkan untuk merekod data berkaitan gaji serta dapat menyediakan data gaji dengan cepat dan cekap.
Tetapi dengan menggunakan perisian untuk membuat pengiraan gaji akan dapat mengurangkan ralat, menghasilkan keputusan dengan lebih cepat dan boleh menjimatkan wang syarikat. Beberapa tugas yang dicapai oleh sistem gaji secara automatik adalah termasuk pengiraan cukai automatik.
Berikut ialah beberapa tugas yang dicapai oleh perisian gaji apabila syarikat menggunakan sistem secara automatik dalam proses seperti di bawah :
1. Pemindahan data daripada Jabatan Sumber Manusia ke Jabatan Kewangan
Kakitangan Jabatan Sumber Manusia biasanya memasukkan sebarang perubahan data pekerja dalam sistem Jabatan Kewangan. Dengan memilih perisian dan konfigurasi tertentu menyebabkan maklumat baharu dipindahkan ke sistem pengiraan gaji juga. Jika syarikat menggunakan modul dalam sistem Sumber Manusia untuk senarai gaji, pekerja di jabatan ini boleh mengakses data tersebut tanpa sebarang kesulitan.
2. Pengiraan cukai automatik
Mengira cukai yang perlu dibayar oleh pekerja dan syarikat boleh menjadi proses yang memakan masa, terutamanya jika syarikat menggaji pekerja di beberapa lokasi yang berbeza. Perisian gaji boleh mengira cukai dan melakukannya secara automatik bagi setiap tempoh pembayaran.
3. Perbandingan gaji sebelumnya
Banyak sistem gaji boleh memperlihatkan sebarang perbezaan yang ketara antara gaji semasa dan gaji sebelumnya. Sebagai contoh, sistem gaji boleh memberi amaran kepada pengguna tentang pekerja setiap jam jika tidak merekodkan sebarang jam untuk tempoh gaji semasa.
Keupayaan ini membolehkan pekerja Jabatan Kewangan mengenal pasti sebarang isu yang berpotensi tanpa perlu menyemak semula semua data.
4. Kemasukan automatik potongan tetap
Perisian penggajian secara automatik boleh menolak potongan yang sepatutnya untuk setiap pekerja dan mengelakkan keperluan untuk pengiraan manual. Sebagai contoh, pekerja sering di bayar jumlah tertentu untuk faedah. Sistem gaji boleh memasukkan jumlah tertentu bergantung kepada keadaan yang dibenarkan secara automatik dalam setiap pembayaran gaji.
5. Integrasi data lembaran masa
Kelulusan lembaran masa oleh penyelia dan data dari helaian masa boleh dipindahkan ke dalam sistem gaji secara automatik dengan mudah. Jabatan Kewangan kemudian akan dapat mengakses data tentang bilangan jam untuk membayar gaji pekerja, rekod percutian, masa sakit dan sebarang maklumat lain seperti bayaran kerja lebih masa.
7 Kepentingan Sistem Pengiraan Gaji Automatik
Sistem secara automatik ini boleh memberi manfaat kepada syarikat dalam pelbagai cara.
1. Proses gaji menjadi lebih cepat
Faedah utama sistem pengiraan gaji automatik ialah keupayaan Jabatan Kewangan untuk memproses gaji dengan lebih cepat kerana sistem gaji secara automatik mampu melakukan pengiraan harian dengan tepat.
Perisian penggajian yang melakukan pengiraan membolehkan Jabatan Kewangan untuk memfokus pada sebarang isu yang memerlukan campur tangan manusia secara manual.
2. Mengurangkan ralat
Perisian penggajian secara automatik melakukan pengiraan dan mengurangkan ralat yang dijana oleh manusia. Selain itu, pasukan Jabatan Kewangan tidak perlu mengunci semula data daripada sumber lain, seperti sistem dari Jabatan Sumber Manusia atau helaian masa, yang juga mengurangkan kesilapan.
3. Memperbaiki penyimpanan rekod
Sistem senarai gaji boleh menyimpan kelulusan dan merekodkannya untuk tujuan audit, yang memudahkan penyimpanan rekod bagi sesebuah syarikat. Kelulusan dalam sistem juga boleh bertindak sebagai pemberitahuan kepada pasukan senarai gaji bahawa mereka kini boleh memproses data yang lebih mudah untuk semua kakitangan dalam syarikat.
4. Mengurangkan kos
Sistem gaji secara automatik dapat mempercepatkan masa untuk memproses senarai gaji, jadi seperti pekerja yang menyemak senarai gaji sebelum penyerahan, boleh beralih kepada tugas lain dengan lebih cepat. Ini boleh menyebabkan pekerja berpotensi mencapai lebih banyak kerja secara efisyen.
5. Keselamatan data yang dipertingkatkan
Ini juga dapat mengurangkan keperluan pekerja untuk mengekstrak data senarai gaji dan menghantarnya kepada pekerja di jabatan lain yang memerlukannya. Sebaliknya, pekerja boleh menerima akses keselamatan yang diperlukan dan mencari maklumat secara terus di dalam sistem senarai gaji, yang lebih selamat dan lebih teratur.
6. Menyediakan perkhidmatan layan diri pekerja
Setiap pekerja diberikan untuk mengakses bagi melihat gaji sendiri yang diterima di dalam sistem secara atas talian dengan mudah walau di mana sahaja mereka berada. Ini menjimatkan masa untuk kedua-dua pekerja serta jabatan kewangan dan membolehkan jabatan tersebut memberi tumpuan kepada tugas yang lebih produktif.
7. Laporan
Sistem penggajian menyediakan pelbagai laporan dengan cepat dan mudah. Fungsi laporan yang disediakan ini akan memudahkan proses pelaporan untuk pelbagai jabatan berkaitan, termasuk pentadbiran, kewangan dan sumber manusia.
Starz Excellence Pilihan Terbaik Syarikat Anda
Pengurusan gaji adalah penting di dalam mana-mana jenis perniagaan. Sistem gaji secara automatik telah wujud lebih lama daripada yang kita mungkin sedar.
Terima kasih kepada evolusi teknologi, perisian penggajian menjadikan proses itu menjadi mudah dan lebih cekap. Tidak tahu di mana hendak dapatkan perisian sistem gaji secara telus dan mudah?
Dengan menggunakan perisian yang ditawarkan oleh Starz Excellence ianya dapat membantu majikan khususnya untuk mengira gaji serta elaun kerja lebih masa dengan efisyen. Ianya merupakan sistem yang teratur, pantas dan menjimatkan masa.
