Sebuah syarikat kebiasaannya mempunyai organisasi untuk menstrukturkan delegasi tugas kakitangan. Pengurusan organisasi sebuah syarikat merangkumi misi dan visi, strategi, pelan pemasaran, produk, khidmat pelanggan sehinggalah pengurusan pekerja. Dengan adanya struktur organisasi yang efektif, sebuah syarikat akan terus berjaya mencapai hala tuju perniagaannya.

Apa Itu Struktur Organisasi?

Secara asasnya, struktur organisasi merujuk kepada suatu sistem atau jaringan formal dalam sebuah organisasi yang mempamerkan pembahagian kerja serta perbezaan kegiatan-kegiatan yang telah dikoordinasikan. Dalam erti kata lain, struktur organisasi ini memaparkan hubungan antara setiap tahap pengurusan yang membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

Jenis-jenis Struktur Organisasi

Jangan tak tahu, struktur organisasi ini terbahagi kepada tiga jenis struktur. Antaranya adalah Struktur Pembahagian, Struktur Fungsian dan Struktur Matrik. Ketiga-tiga struktur ini membawa kebaikan dan kekurangan yang berbeza kepada sebuah organisasi. Jom, kita lihat secara lebih terperinci!

Struktur Pembahagian

Struktur pembahagian ini merujuk kepada pembahagian jabatan kepada tiga bahagian utama iaitu geografik, pelanggan serta produk. Setiap bahagian ini mengandungi fungsi utama yang diperlukan dalam sebuah organisasi dan tidak bergantung kepada bahagian yang lain. Ini bermaksud, bahagian tertentu juga masih akan terus berfungsi walaupun tanpa kehadiran bahagian-bahagian lain.

Struktur Pembahagian Mengikut Produk

Struktur Pembahagian Mengikut Pengguna

Struktur Pembahagian Mengikut Geografik

Struktur Fungsian

Manakala struktur fungsian pula merujuk kepada struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi. Setiap bahagian bergantung kepada satu sama lain di dalam struktur ini. Struktur ini merupakan pembahagian yang paling asas dan selalunya digunakan oleh organisasi kecil yang terhad produknya seperti pengeluaran, kewangan dan pemasaran. Struktur ini dibahagikan mengikut fungsi utama atau kemahiran masing-masing. Kedudukan ahli struktur organisasi jenis fungsian ini mengikut persamaan kemahiran kerja.

Sebagai contoh:

• Pengeluaran: berkait dengan aktiviti pengilangan produk atau servis
• Pemasaran: berkait dengan promosi dan penjualan produk atau servis
• Sumber Manusia: berkait dengan pengambilan pekerja

Struktur Matrik

Struktur organisasi jenis matrik ini pula merujuk kepada gabungan dan struktur pembahagian dan struktur fungsian. Masih ingat kedua-dua struktur tadi?

Kalau nak tahu, struktur matrik ini mempunyai dua rantaian iaitu secara menegak dan juga melintang. Dalam struktur ini, dua ketua memain peranan penting iaitu ketua dari struktur pembahagian dan juga ketua dari struktur fungsian. Namun begitu, struktur ini antara struktur yang sukar untuk dikendali kerana bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan berikutan terdapat percanggahan arahan dari ketua yang berbeza.

Tiga Kepentingan Struktur Organisasi

Struktur organisasi ini ibarat rangka sebuah rumah. Jika tiada rangka, lebih mudah untuk sebuah rumah musnah. Jadi, tanpa struktur organisasi yang sempurna, musnahlah sebuah organisasi. Aduhai!

Penting sangat ke struktur organisasi ini kepada sebuah organisasi? Bagaimana kalau tiada struktur?

Semestinya struktur organisasi sangat penting kepada sebuah organisasi. Berikut merupakan tiga kepentingan struktur organisasi ini:

• Pengagihan Sumber yang Tepat

Tanpa struktur organisasi ini pengagihan atau delegasi kerja atau sumber sukar untuk dilakukan. Kemahiran setiap individu akan lebih menonjol dan diketengahkan dengan struktur organisasi ini. Jadi, tidak akan ada isu individu salah dibahagikan tugas mengikut kemahirannya.

• Memudahkan Penyelarasan Bahagian

Setiap bahagian dan unit dalam sebuah organisasi mempunyai matlamat yang berbeza. Jadi, dengan adanya struktur organisasi ini penyelarasan untuk setiap bahagian lebih mudah untuk dilakukan. Penyelarasan bahagian ini adalah sangat penting untuk memastikan segala aktiviti selaras dengan matlamat organisasi.

• Penetapan Bidang Tugas

Berdasarkan tiga jenis struktur organisasi yang telah disenaraikan tadi, kita dapat lihat betapa pentingnya struktur ini untuk penetapan bidang tugas ahli organisasi. Dengan penetapan bidang yang tepat, tugas lebih mudah dilakukan dan lebih sempurna hasilnya.

Tiga Kunci Utama Dalam Mewujudkan Organisasi yang Cemerlang

Jenis struktur sudah dibincangkan, kepentingannya juga sudah, tetapi tanpa ada ahli organisasi yang menjalankan tugas dengan baik, tidak akan wujud sebuah organisasi yang cemerlang. Kakitangan yang bagus akan menyelamatkan sebuah organisasi dari banyak aspek.

Berikut merupakan lima kunci utama dalam membangunkan sebuah organisasi yang cemerlang:

• Memilih individu yang tepat

Elakkan mengambil pekerja secara sembrono. Antara kesalahan sebuah organisasi pada masa kini adalah mengambil pekerja dengan bantuan ‘kabel’ atau menggunakan bantuan orang kuat dalam sebuah organisasi untuk pengambilan pekerja. Terdapat kelebihan dan kekurangan ‘kabel’ ini. Untung sabut timbul, untung batu tenggelam. Begitulah yang boleh diperkatakan mengenai ‘kabel’ ini.

Namun, kebanyakannya tidak dapat melakukan tugas dengan baik kerana tidak mampu memenuhi kemampuan bidang tersebut.

• Kelengkapan yang cukup untuk melakukan tugas

Sebagai seorang majikan yang baik, amalkan sikap terbuka dengan menerima pendapat dan luahan pekerja bawahan anda. Dengan adanya sikap keterbukaan ini, organisasi anda akan berada di tahap selamat. Teliti dan fahami keperluan pekerja ini dalam melengkapkan tugas mereka. Tanpa pekerja tersebut, organisasi anda tidak akan mampu capai ke tahap lebih baik.

• Sentiasa memberikan penghargaan kepada mereka

Secara asasnya, penghargaan mampu menaikkan semangat seseorang. Oleh sebab itu, sebagai majikan yang baik, anda perlu sentiasa menjaga kebaikan pekerja anda. Penghargaan yang diberi akan mengelakkan mereka dari meletakkan jawatan kerana mereka rasa dihargai.

Untuk melahirkan sebuah organisasi yang sihat dan cemerlang, semat dan tanamkan dalam setiap diri kita bahawa kita saling memerlukan antara satu sama lain. Manakala sebagai seorang majikan yang bertanggungjawab, hargai ahli organisasi anda sebagai satu organisasi dan bukannya pekerja bawahan.

Kalau anda memerlukan nasihat mengenai organisasi anda, hubungi kami di Starz Excellence. Kami menawarkan pelbagai perkhidmatan seperti servis kewangan, seminar dan bengkel perniagaan serta konsultansi untuk perniagaan anda.

Hubungi kami segera!