Apakah Purchase Order?

Purchase Order ialah dokumen yang mengikat secara sah yang dibuat oleh pembeli dan diberikan kepada penjual. Purchase Order digunakan oleh pembeli untuk membuat pesanan dan dikeluarkan sebelum penghantaran.

Bagaimanakah Purchase Order Berfungsi?

Purchase Order biasanya digunakan oleh perniagaan kecil yang memesan barangan dalam kuantiti yang banyak. Contohnya, kedai haiwan peliharaan mungkin perlu membeli beberapa jenis makanan kucing daripada pembekal dan memesan banyak beg bagi setiap jenis makanan.

Berikut ialah contoh proses Purchase Order yang akan digunakan oleh pemilik kedai haiwan peliharaan untuk mendapatkan barangan yang mereka perlukan:

1. Pemilik kedai membuat Purchase Order yang memaparkan apa yang mereka perlukan daripada pembekal.
2. Jika pembekal mempunyai inventori untuk mengisi pesanan, mereka akan menerima pesanan pembelian, memenuhinya dan menghantar item pada tarikh akhir yang dipersetujui.
3. Pembekal kemudiannya akan menghantar bil atau invois jualan untuk item yang dibeli.
4. Pembeli membayar untuk item tersebut, dan jualan diproses melalui sistem POS penjual.
5. Pembeli juga boleh membuat pesanan khas untuk penghantaran yang besar terutamanya atau pembelian berulang. Purchase Order tetap membolehkan pembeli membeli produk yang sama berkali-kali menggunakan nombor Purchase Order yang sama.

Perbezaan Antara Purchase Order dan Invois

Oleh kerana Purchase Order dan invois kedua-duanya adalah dokumen yang mengikat secara sah yang ditukar antara penjual dan pembeli, tidak menghairankan bahawa ia sering bercampur.

Kedua-duanya juga disambungkan kerana Purchase Order sering digunakan untuk membuat invois, sebagai rujukan untuk barangan yang dibeli dan harganya. Walau bagaimanapun, setiap dokumen digunakan pada titik yang berbeza dalam proses pembelian dan sering digunakan oleh orang yang berbeza juga.

Berikut ialah beberapa perbezaan antara Purchase Order dan invois:

Purchase Order

• Dikeluarkan oleh pembeli
• Dibuat sebelum pembelian
• Memesan barang yang diperlukan
• Termasuk butiran pembayaran yang dicadangkan

Invois

• Dikeluarkan oleh penjual
• Dibuat selepas pembelian
• Mengesahkan barang dihantar
• Memerlukan pembayaran pada tarikh tertentu

Cara Membuat Purchase Order

Pemilik perniagaan boleh mencari perisian dalam talian untuk membantu membuat pesanan pembelian tetapi anda juga boleh menggunakan dokumen Word atau Excel yang mudah untuk membuat borang pesanan anda sendiri.

Inilah perkara yang anda perlu sertakan:

• Tarikh keluaran.
• Produk yang diperlukan dan kuantiti setiap produk.
• Butiran produk, nombor model dan nama jenama.
• Harga setiap produk seunit.
• Tarikh penghantaran.
• Nombor Purchase Order.
• Maklumat perniagaan termasuk alamat penghantaran dan pengebilan, nama syarikat dan maklumat hubungan.
• Syarat pembayaran, seperti dibayar semasa penghantaran atau pilihan tarikh pembayaran tertentu.